7 exemples d'automatisation de processus à considérer en premier

Tous les processus ne valent pas la peine d'être automatisés, et essayer de tout automatiser en même temps est l'une des façons les plus courantes dont ces projets déraillent. Les processus par lesquels commencer partagent trois traits : ils sont répétitifs, les étapes sont bien comprises, et le coût d'une erreur est assez faible pour être toléré pendant que l'automatisation se peaufine. Voici sept qui répondent constamment à ce critère pour les petites entreprises.

1. Génération de soumissions et factures

Si la même structure de soumission ou de facture est rebâtie à partir de zéro chaque fois, ce sont des heures par semaine passées à retaper de l'information qui existe déjà ailleurs dans l'entreprise. C'est habituellement le gain le plus rapide disponible.

2. Relance des paiements en retard

Relancer les payeurs en retard est répétitif, inconfortable, et entièrement basé sur des règles, ce qui en fait un excellent candidat à l'automatisation. Un calendrier défini de rappels, avec une personne qui n'intervient qu'une fois qu'un cas dépasse la routine, retire une tâche hebdomadaire déplaisante sans nécessiter de jugement.

3. Catégorisation des dépenses

Trier les reçus et transactions dans les bonnes catégories est à volume élevé et à faible risque. Bien automatiser ça est l'un des gains les plus mesurables, c'est une tâche avec une « bonne réponse » claire pour chaque transaction, exactement le genre de chose que l'automatisation gère le mieux.

4. Prise de rendez-vous ou planification de travaux

Les allers-retours de courriels ou d'appels pour la planification sont un processus répétitif classique avec des règles définies : disponibilité, durée, marge de manœuvre. Automatiser la logique de planification tout en gardant une personne dans la boucle pour les cas limites est un gain à faible risque et haute fréquence.

5. Accueil de clients ou de prospects

Un formulaire d'accueil structuré qui achemine automatiquement vers la bonne personne, avec la bonne information déjà jointe, retire l'étape de triage manuel qui se produit autrement des dizaines de fois par semaine.

6. Documentation de conformité et piste d'audit

Tout ce qui est actuellement « documenté » après coup, de mémoire, est à la fois une occasion d'automatisation et un risque en pleine vue. Capturer automatiquement le dossier au fur et à mesure que le travail se fait est plus fiable que de le reconstituer plus tard, et c'est exactement le modèle derrière pourquoi nous avons bâti Contractor Audit Shield.

7. Mises à jour de statut et rapports

Si quelqu'un passe une partie de sa semaine à compiler manuellement des chiffres qui existent déjà dans un autre système, dans un rapport qui se ressemble d'une fois à l'autre, c'est un tableau de bord qui attend d'exister plutôt qu'une tâche récurrente.

Comment savoir si un processus sur votre liste est vraiment prêt

• Pouvez-vous décrire les étapes dans l'ordre, sans dire « ça dépend » plus d'une ou deux fois?
• Est-ce que le même intrant produit fiablement le même bon résultat?
• Si ça se passe mal une fois pendant que vous peaufinez, est-ce un inconvénient mineur plutôt qu'un vrai coût?

Si la réponse à tout ça est oui, c'est un solide candidat. Si le processus est plein d'exceptions et de décisions de jugement sans règle claire derrière, ce n'est pas une raison d'éviter de l'automatiser, c'est une raison de l'orienter vers un agent IA plutôt qu'une simple automatisation basée sur des règles, et de prévoir plus de temps de découverte avant de le bâtir.

Où nous nous situons dans tout ça

L'automatisation de processus est l'un des domaines de base dans lesquels nous bâtissons, couvert sur notre page logiciels. Décider quel processus automatiser en premier, et lesquels ne sont pas encore prêts, est exactement à ça que sert Évaluer. Si vous n'êtes pas certain si un processus nécessite une simple automatisation basée sur des règles ou quelque chose de plus proche d'un agent IA, agent IA contre clavardage automatisé contre RPA explique comment faire la différence, et combien de temps prend réellement le développement logiciel sur mesure couvre ce à quoi s'attendre une fois prêt à bâtir.